ADMINISTRATIF
Elle reçoit vos documents, prépare ce qui doit l'être et les range.
COMMENT ELLE TRAVAILLE
Suivez un vrai dossier, de la pièce entrante à l'archive.
Contrat signé reçu : pièces à vérifier et à classer.
ReçueElle récupère vos pièces depuis vos e-mails et vos outils, lit chaque document et le rattache au bon dossier client ou fournisseur.
Contrat signé reçu : pièces à vérifier et à classer.
VérifiéeElle vérifie selon vos règles, prépare les documents attendus (mandat SEPA, facture, courrier) et relance le bon contact si une pièce manque.
Contrat signé reçu : pièces à vérifier et à classer.
Dossier classé, accès tracés
« Dossier #4821 complet : contrat, mandat SEPA et facture classés. Conservation 10 ans, historique d'accès disponible. »
ou transmise pour validation · pièce manquante signalée
Une fois le dossier complet et validé, elle classe selon vos durées de conservation et garde une trace de qui a accédé à quoi.
POURQUOI LUI CONFIER L'ADMINISTRATIF
Elle récupère vos pièces depuis vos e-mails et vos outils, les lit et les rattache au bon dossier. Vos outils ne changent pas, la double saisie diminue.
Elle contrôle contrats, KBIS, RIB et attestations selon vos règles, prépare les documents attendus et relance quand une pièce manque.
Chaque dossier est classé selon vos durées de conservation, avec un historique d'accès prêt pour un contrôle RGPD et un export possible sur demande.
Elle prépare, vous validez. Les actes qui engagent (signature, archivage définitif) restent une décision humaine, et chaque action est tracée.
CE QUI CHANGE
Mêmes documents, suivi différent. À la main, les pièces se ressaisissent et se dispersent ; VERA reprend, vérifie, prépare et classe, avec une trace de chaque action.
| Aujourd'hui, à la main |  | |
|---|---|---|
| Saisie des informations | Non : Ressaisie d'un outil à l'autre | Oui : Reprise automatiquement, avec moins de double saisie |
| Pièces manquantes | Non : Repérées tard, relances oubliées | Oui : Repérées tout de suite, relance envoyée au bon contact |
| Classement | Non : Dossiers éparpillés, durées au cas par cas | Oui : Classé selon vos durées de conservation |
| Contrôle RGPD | Non : Qui a vu quoi : difficile à retracer | Oui : Historique d'accès prêt pour un contrôle |
| Le soir et pendant les congés | Non : Le dossier attend le retour de l'équipe | Oui : Les tâches préparatoires sont mises en file et proposées à validation |
Pour comprendre comment on cadre ce périmètre avant tout déploiement, voyez notre méthode de travail.
Industrie · Contrat signé
Contexte
Action
Une fois la vente conclue par HOWARD, VERA reçoit le dossier complet, ouvre le compte client et crée le numéro. Elle demande les pièces légales au bon contact, prépare le mandat SEPA et la première facture, puis relance si une pièce manque sous 24 h.
Résultat
Compte ouvert, première facture prête, dossier complet classé selon vos durées légales, sans ressaisie manuelle.
Collectivité · Marché public
Contexte
Action
Elle assemble le dossier à partir des modèles à jour, vérifie chaque pièce avec la liste de l'acheteur public et relance les services internes pour les attestations manquantes. HÉLIO l'aide à retrouver la bonne procédure interne.
Résultat
Dossier complet déposé avant l'échéance, avec un historique clair des actions réalisées.
DÉMO · EN DIRECT
Cliquez sur une situation pour voir le livrable que VERA prépare. Une personne valide avant l'envoi ou l'archivage.
Nouveau client à intégrer
J'ai préparé la fiche client (n° proposé 2026-04812) et listé les pièces à demander : KBIS, RIB, attestation URSSAF. À valider avant envoi.
Fiche prête · pièces listéesContrat à vérifier avant signature
J'ai relu le contrat : 3 points à regarder (durée, clause de résiliation, montant). Je signale, vous décidez.
Contrôle prêt · 3 pointsDossier à archiver (fin de mission)
J'ai rassemblé le dossier complet et préparé l'archivage selon votre durée de conservation. Archivage à confirmer.
Archive préparée · à confirmerDemande RGPD : accès aux données
J'ai rassemblé les données du client dans un export prêt à transmettre. Vérification humaine avant envoi.
Export prêt · à vérifier
QUESTIONS FRÉQUENTES
Elle signale ce qui pose question et prépare le dossier, mais ne valide pas seule ce qui engage : une personne confirme avant l'envoi ou l'archivage.
Non. VERA se branche sur vos outils actuels (signature, facturation, GED) et reprend les informations avec moins de double saisie.
Selon vos durées de conservation. Vous définissez les règles, VERA les applique et archive en conséquence, avec un historique d'accès.
ELLE NE TRAVAILLE PAS SEULE
VERA traite en arrière-plan. D'autres agents lui transmettent les bons dossiers, le bon contexte et les procédures à jour, pour éviter les doubles saisies.
CALYX repère les dossiers les plus urgents ou les plus engageants. VERA traite d'abord ce qui bloque un paiement ou une mise en service.
Découvrir CALYX Quand HOWARD conclut une vente, il transmet à VERA le contexte complet : interlocuteur, conditions, pièces déjà collectées. VERA ouvre le dossier sans redemander les mêmes informations.
Découvrir HOWARD HÉLIO retrouve les bonnes procédures internes, les modèles contractuels et les obligations légales. VERA utilise la version à jour et signale les modèles dépassés.
Découvrir HÉLIOCAS D'ORCHESTRATION COMPLEXE
Un prospect demande un devis par chat. Plusieurs étapes doivent s'enchaîner sans perte d'information : qualification, devis, signature, puis ouverture et archivage du dossier.
0. IZAR — ORCHESTRATRICE
IZAR déclenche la chaîne et coordonne les relais entre agents, sans perte de contexte.
1. CORA — Qualification entrante
CORA qualifie le besoin, identifie les bons interlocuteurs et transmet un dossier propre.
2. HOWARD — Négociation et signature
HOWARD prépare le devis, confirme les conditions et fait signer électroniquement.
3. VERA — Ouverture et archivage
VERA ouvre le compte client, prépare les pièces contractuelles et classe le dossier selon vos durées légales.
Contrat signé + dossier client archivé sous 24 h
OUTILS & SOUVERAINETÉ
Compatible avec vos outils administratifs actuels.
D'autres outils peuvent être connectés selon votre organisation.
Hébergement France · RGPD
Serveurs OVHcloud et Scaleway, dans des centres de données certifiés ISO 27001 en France.
Chaque accès à un dossier est enregistré : vous gardez un historique consultable pour vos contrôles RGPD.
Outils souverains pour les opérations sensibles. Vos documents restent chez vous, pas de transfert hors Union européenne.
Vous définissez vos durées légales. VERA classe et archive en conséquence, avec un export possible sur demande.
DÉMARRER
Réservons un échange pour cadrer son déploiement
Les chiffres présentés sur cette page (délais) proviennent de scénarios illustratifs et ne constituent pas une garantie : les résultats réels dépendent de votre activité, de vos règles et des outils connectés. VERA prépare les dossiers administratifs, vérifie les pièces et transmet les cas sensibles ou incertains à une personne : elle assiste vos équipes, elle ne les remplace pas. Elle ne décide pas et ne signe pas seule, et ne valide pas un acte engageant sans humain ; elle ne remplace pas l'expertise juridique ou comptable [périmètre exact À CONFIRMER]. Son périmètre et son niveau d'autonomie sont paramétrables : vous gardez la main, chaque action est tracée. Vos documents restent chez vous et les données sont traitées et hébergées en Union européenne. Les démonstrations ci-dessus illustrent des cas types et ne reflètent pas un déploiement en production.
