Cas d'usage · Secteur public

Tri IA des courriers entrants : orienter chaque demande vers le bon service

Les courriers papier scannés et les e-mails peuvent vite saturer les services administratifs. COHIVIA conçoit un agent IA qui détecte le sujet, oriente la demande vers le bon service et conserve une traçabilité claire.

Pour les collectivités traitant des centaines à des milliers de courriers par mois : un copilote IA qui reconnaît la thématique, attribue au bon service, génère l'accusé de réception et conserve la traçabilité exigée par le droit administratif.

Tri multi-canal

Courrier papier scanné et e-mails entrants.
Attribution au service

Urbanisme, état civil, voirie, social, finances, marchés.
Conformité droit administratif

Délais de réponse, accusé de réception, silence vaut accord/refus.
Souveraineté France

Mistral, OVHcloud, hébergement national.

Le problème métier

Accueil et secrétariat général reçoivent un flux continu de courriers de toute nature. Pour une mairie de 10 000 à 50 000 habitants ou un EPCI comparable : plusieurs milliers de pièces par mois, tous canaux confondus. Quatre frictions récurrentes :

Re-routage manuel : chaque courrier lu, identifié et attribué à la main, autant de temps perdu.
Délais administratifs : le droit impose des délais de réponse (urbanisme, demandes CADA) ; un courrier mal aiguillé qui dort engage la responsabilité de la collectivité.
Traçabilité lacunaire : difficile de prouver date de réception, traitement et réponse.
Pics saisonniers : recensement, scolarisation, recours électoraux, des pointes qu'un effectif constant n'absorbe pas.

Pour les EPCI qui mutualisent l'accueil, l'enjeu est plus structurant encore : un mauvais tri remonte directement aux usagers des communes membres.

La solution IA COHIVIA

En entrée : courriers papier scannés (PDF ou OCR, via la chaîne de numérisation en place) et e-mails entrants (boîtes contact@, urbanisme@… génériques et spécialisées). En sortie :

Classification thématique

Domaine métier rattaché : état civil, urbanisme, voirie, finances, social, RH, marchés publics, élus…

Attribution au service compétent

Routage vers la corbeille ou la file de tâches du service, dans l'outil en place.

Accusé de réception automatique

Quand pertinent, conforme aux obligations administratives : date de réception, autorité saisie, voies et délais de recours si applicable.

Fiche de traçabilité

Canal et date de réception, classification, service attributaire, identifiant de suivi unique.

Stack souveraine

Modèles Mistral hébergés en France (OVHcloud ou Scaleway) pour la classification, OCR open source pour les scans, aucune remontée hors d'Europe.

Cas type illustratif

Exemple générique, non issu d'un client signé :

Avant : temps significatif du secrétariat général au tri, courriers parfois perdus. Après : tri pré-rempli automatiquement, validation humaine sur les seuls cas ambigus, traçabilité de bout en bout. Volumes, ETP et gains chiffrés au diagnostic.

l'assistant de tri — en direct

Cliquez sur un cas pour voir l'assistant de tri répondre.

Cas type de déploiement

Notre méthode appliquée au tri courrier, en quatre étapes.

01

Diagnostic
1 à 2 semaines

Cartographie des flux entrants, volumétrie par canal, typologies thématiques, services destinataires, contraintes RGPD (un courrier peut contenir des données sensibles).
Livrable : cartographie des flux et matrice de classification.
02

Cadrage juridique et technique

Validation DPO, périmètre des données traitées, conservation et archivage, intégration à l'existant.
Livrable : note de cadrage signée.
03

Build et intégration

Déploiement et intégration à la GED métier ou au système de courrier (BL i-Delibre / i-Parapheur, Maarch, Acropolis, Webdelib, ou outils maison), tests sur volume pilote.
Livrable : assistant en pré-production sur flux pilote.
04

Formation et transfert

Agents d'accueil, secrétaires de service, encadrement ; support 30 jours inclus. La démarche Qualiopi est en cours de constitution chez COHIVIA. À l'obtention de la certification, les formations pourront ouvrir une prise en charge selon les dispositifs applicables (OPCO, CPF, CNFPT). D'ici là, elles sont facturées hors prise en charge.
Livrable : équipes formées, mise en production.

Voir notre méthode complète

ROI et gains mesurables

Selon le volume mensuel de courriers et l'organisation existante :

Temps d'agent libéré du pré-tri et du re-routage manuel.
Moins de courriers perdus ou mal aiguillés : la traçabilité systématique fournit un fil auditable.
Délais administratifs : leur respect devient pilotable.
Pics saisonniers absorbés sans renfort proportionnel.
Reporting consolidé : volume par thématique, délai moyen, charge par service, pour le DGS et les élus.

Nous ne communiquons pas de chiffre universel : les gains dépendent de votre volumétrie, votre organisation et votre stack. Le diagnostic chiffre votre cas.

Conformité et souveraineté

Le tri touche à des données souvent sensibles. Cadre applicable :

RGPD

Un courrier peut contenir des données personnelles, parfois des catégories particulières (santé, situation sociale). Environnement maîtrisé, sans transmission hors UE ; DPA signés, registre des traitements à jour, support du DPO, conservation alignée sur les obligations d'archivage.

Doctrine Cloud au Centre

Hébergement France obligatoire pour les flux contenant des données personnelles, architecture compatible avec la circulaire DINUM du 5 juillet 2021.

Données de santé (HDS)

Si des flux comportent des données de santé soumises à hébergement HDS (cas exceptionnel : CCAS, services médico-sociaux), ces projets ne relèvent pas de notre périmètre de delivery actuel : le cadrage les identifie pour les exclure ou orienter vers un acteur certifié HDS.

Droit administratif

Le système ne se substitue pas à la responsabilité administrative. La date d'enregistrement officielle reste celle constatée par la collectivité (silence vaut accord, silence vaut refus selon les cas, délais CADA…). L'IA accélère la chaîne sans toucher au régime juridique.

SecNumCloud

Qualification portée par les hébergeurs d'infrastructure ; COHIVIA n'est pas elle-même qualifiée SecNumCloud.

Règlement européen sur l'IA (AI Act)

Nous suivons activement l'évolution du règlement.

Voir notre page Sécurité et conformité

Intégrations possibles

Selon votre stack en place :

GED publiques

Maarch (open source), BL i-Delibre / i-Parapheur (Berger-Levrault), Webdelib, Acropolis… : classification et attribution dans l'outil métier.

Messageries professionnelles

Connecteurs IMAP / Microsoft 365 / Google Workspace.

Chaînes de numérisation

Scans déposés par les imprimantes multifonctions ou prestataires.

Signature électronique type i-Parapheur

Pour les courriers nécessitant une réponse formelle signée.

Référentiels métier

Bases adresses (BAN), cadastre, état civil, pour enrichir la classification.

Périmètre arbitré au cadrage. Aucun partenariat exclusif : nous travaillons avec votre éditeur en place.

Questions fréquentes

L'IA prend-elle la décision de rejet ou d'accord d'un courrier ?

Non. L'IA classifie et oriente, l'humain décide.

La décision de fond (accorder ou refuser, instruire ou rejeter) reste un acte du service compétent, pris par l'agent ou l'élu habilité
Le tri ne remplace pas l'instruction

Que se passe-t-il en cas de classification incorrecte ?

Les cas ambigus basculent vers une corbeille de validation humaine.

Un score de confiance bas signale ces cas
La traçabilité conserve la classification IA initiale et la correction humaine, pour s'améliorer en continu

Le système fonctionne-t-il sur les courriers manuscrits ?

Oui, mais avec des limites.

L'OCR reconnaît les manuscrits lisibles ; les écritures peu lisibles basculent en corbeille de tri manuel
Le diagnostic mesure le taux de manuscrits dans votre flux réel

Comment garantir la conformité RGPD sur les courriers contenant des données sensibles ?

Trois niveaux, plus l'exclusion des données de santé.

Hébergement France et fournisseur exclusivement européen ; cadrage DPO sur durées de conservation et rôles d'accès ; journalisation et purge automatique selon les durées arrêtées
Les flux exceptionnels contenant des données de santé HDS sont identifiés et exclus du périmètre

Est-ce pertinent pour une commune de moins de 5 000 habitants ?

Cela devient vraiment rentable à partir de volumes significatifs.

En dessous de plusieurs centaines de courriers par mois, le rapport gain / coût est moins évident
Pour les petites communes, la mutualisation à l'échelle de l'EPCI est généralement la bonne maille

Parlons de votre projet de tri courrier

Premier rendez-vous gratuit, en visio :

On comprend votre volumétrie, vos flux entrants et votre organisation
On repart avec une recommandation : diagnostic complet ou mission ciblée
Orientation vers un autre acteur si nous ne sommes pas le bon

Prendre rendez-vous Voir la page Diagnostic IA-commune