Méthode Cohivia
Notre méthode pour déployer une automatisation IA en entreprise et collectivité
Lisible avant la signature, mesurable après la mise en production.
Étape 1 Appel de 30 minutes · gratuit
Diagnostiquer : choisir le bon premier flux
On échange sur vos tâches répétitives, vos outils et vos contraintes pour repérer un premier processus à étudier.
Ce qu'on fait
- Lister les tâches répétitives qui prennent du temps ou créent des retards
- Repérer les erreurs, validations humaines et exceptions à reprendre
- Repérer une première piste à approfondir
Ce qu'on valide
- Fréquence réelle du flux et temps mobilisé chaque semaine
- Stabilité des règles et présence d’un référent métier disponible
Livrable
Premier échange pour repérer un besoin ; aucun rapport écrit ni chiffrage détaillé n’est promis à ce stade.
- Flux candidat
- RH · onboarding
- Volume hebdo
- 12 dossiers
- Référent métier
- DRH adjointe
- Gain estimé
- ~9 h/semaine
- Complexité
- faible
| Flux candidat | Volume hebdo | Gain estimé | Complexité |
|---|---|---|---|
| RH · onboarding | 12 dossiers | ~9 h/semaine | faible |
| Compta · relance fournisseurs | 45 factures | ~6 h/semaine | moyenne |
| Commercial · qualification leads | ~25 leads | ~5 h/semaine | moyenne |
| Support · tri tickets entrants | ~80 tickets | ~7 h/semaine | faible |
| Marketing · reporting hebdo | 12 sources | ~4 h/semaine | faible |
Étape 2 Selon proposition
Proposer : rendre le projet lisible avant décision
Si une analyse approfondie est nécessaire, elle est payante ou peut être incluse dans la suite du projet. Son périmètre et ses conditions sont précisés dans la proposition avant de commencer.
Ce qu'on fait
- Définir ce qui est automatisé, ce qui reste humain et ce qui reste hors périmètre
- Lister les outils, données et accès nécessaires au déploiement
- Poser le budget, le délai et les points de vigilance dès le départ
Ce qu'on valide
- Faisabilité réelle avec les outils, accès et données disponibles
- Conditions de succès claires avant lancement
Livrable
Proposition de cadrage avec périmètre, prérequis, budget et délai.
- Périmètre
- RH onboarding (12/sem.)
- Budget
- Sur devis
- Délai
- Sur devis
- Référent client
- ~2 h/semaine
| Périmètre | Référent client | Automatisé | Humain dans la boucle |
|---|---|---|---|
| RH onboarding (12/sem.) | ~2 h/semaine | 80 % | 20 % |
| Relance fournisseurs (45/sem.) | ~3 h/semaine | 70 % | 30 % |
| Qualification leads (25/sem.) | ~2 h/semaine | 65 % | 35 % |
| Tri tickets niveau 1 (80/sem.) | ~2 h/semaine | 85 % | 15 % |
| Reporting hebdo (12 sources) | ~1 h/semaine | 90 % | 10 % |
Étape 3 Selon périmètre
Déployer : construire vite, tester sur des cas réels, mettre en production
On construit, on teste sur des cas réels et on met en route avec vos équipes. L’objectif est une mise en production utile, pas une démo.
Ce qu'on fait
- Connecter les outils et formaliser la logique métier du flux
- Tester sur des cas réels avant toute ouverture large
- Former le pilote puis élargir progressivement quand le flux tient
Ce qu'on valide
- Capacité du flux à traiter correctement les cas courants
- Adoption réelle par l’équipe sans contournement
Livrable
Flux en production, testé sur cas réels et pris en main par l’équipe.
Étape 4 Continu
Faire évoluer : améliorer l'automatisation en continu
Une fois en production, l'automatisation continue d'évoluer avec votre activité. On suit les retours terrain, on ajuste quand vos outils ou vos règles changent, et vous gardez un interlocuteur direct.
Ce qu'on fait
- Suivre les exceptions, les volumes et les gains réellement observés
- Ajuster le flux quand les outils ou les règles métier évoluent
- Garder un point de contact direct pour les retours terrain
Ce qu'on valide
- Temps réellement économisé côté équipe
- Taux d’exception et usage réel du système
Livrable
Suivi simple des KPI et ajustements quand le flux doit évoluer.
Volume
847
Exceptions
3,1%
-1,2 pts
Temps gagné
~9h/sem
stable
Appliquons cette méthode à votre entreprise.
30 minutes par téléphone avec Mickaël. Gratuit et sans engagement. On échange sur vos tâches répétitives, vos outils et vos contraintes pour repérer un premier processus à étudier.
