Méthode Cohivia
Notre méthode pour déployer une automatisation IA en entreprise et collectivité
Lisible avant la signature, mesurable après la mise en production.
Étape 1 Diagnostic initial · gratuit
Diagnostiquer : choisir le bon premier flux
On comprend votre activité, vos contraintes et ce qui freine vos équipes. L'objectif est d'isoler un premier flux utile, simple à cadrer et rentable à automatiser.
Ce qu'on fait
- Lister les tâches répétitives qui prennent du temps ou créent des retards
- Repérer les erreurs, validations humaines et exceptions à reprendre
- Estimer le gain et retenir le flux le plus utile pour démarrer
Ce qu'on valide
- Fréquence réelle du flux et temps mobilisé chaque semaine
- Stabilité des règles et présence d’un référent métier disponible
Livrable
Note de cadrage courte avec flux recommandé, gain estimé et suite proposée.
- Flux candidat
- RH · onboarding
- Volume hebdo
- 12 dossiers
- Référent métier
- DRH adjointe
- Gain estimé
- ~9 h/semaine
- Complexité
- faible
| Flux candidat | Volume hebdo | Gain estimé | Complexité |
|---|---|---|---|
| RH · onboarding | 12 dossiers | ~9 h/semaine | faible |
| Compta · relance fournisseurs | 45 factures | ~6 h/semaine | moyenne |
| Commercial · qualification leads | ~25 leads | ~5 h/semaine | moyenne |
| Support · tri tickets entrants | ~80 tickets | ~7 h/semaine | faible |
| Marketing · reporting hebdo | 12 sources | ~4 h/semaine | faible |
Étape 2 Après audit
Proposer : rendre le projet lisible avant décision
Avant de décider, vous devez avoir une vision claire du projet : périmètre, rôle de l’humain, prérequis, budget et délai.
Ce qu'on fait
- Définir ce qui est automatisé, ce qui reste humain et ce qui reste hors périmètre
- Lister les outils, données et accès nécessaires au déploiement
- Poser le budget, le délai et les points de vigilance dès le départ
Ce qu'on valide
- Faisabilité réelle avec les outils, accès et données disponibles
- Conditions de succès claires avant lancement
Livrable
Proposition de cadrage avec périmètre, prérequis, budget et délai.
- Périmètre
- RH onboarding (12/sem.)
- Budget
- Sur devis
- Délai
- Sur devis
- Référent client
- ~2 h/semaine
| Périmètre | Référent client | Automatisé | Humain dans la boucle |
|---|---|---|---|
| RH onboarding (12/sem.) | ~2 h/semaine | 80 % | 20 % |
| Relance fournisseurs (45/sem.) | ~3 h/semaine | 70 % | 30 % |
| Qualification leads (25/sem.) | ~2 h/semaine | 65 % | 35 % |
| Tri tickets niveau 1 (80/sem.) | ~2 h/semaine | 85 % | 15 % |
| Reporting hebdo (12 sources) | ~1 h/semaine | 90 % | 10 % |
Étape 3 Selon périmètre
Déployer : construire vite, tester sur des cas réels, mettre en production
On construit, on teste sur des cas réels et on met en route avec vos équipes. L’objectif est une mise en production utile, pas une démo.
Ce qu'on fait
- Connecter les outils et formaliser la logique métier du flux
- Tester sur des cas réels avant toute ouverture large
- Former le pilote puis élargir progressivement quand le flux tient
Ce qu'on valide
- Capacité du flux à traiter correctement les cas courants
- Adoption réelle par l’équipe sans contournement
Livrable
Flux en production, testé sur cas réels et pris en main par l’équipe.
Étape 4 Continu
Faire évoluer : améliorer l'automatisation en continu
Une fois en production, l'automatisation continue d'évoluer avec votre activité. On suit les retours terrain, on ajuste quand vos outils ou vos règles changent, et vous gardez un interlocuteur direct.
Ce qu'on fait
- Suivre les exceptions, les volumes et les gains réellement observés
- Ajuster le flux quand les outils ou les règles métier évoluent
- Garder un point de contact direct pour les retours terrain
Ce qu'on valide
- Temps réellement économisé côté équipe
- Taux d’exception et usage réel du système
Livrable
Suivi simple des KPI et ajustements quand le flux doit évoluer.
Volume
847
Exceptions
3,1%
-1,2 pts
Temps gagné
~9h/sem
stable
Appliquons cette méthode à votre entreprise.
Le diagnostic IA gratuit permet d'identifier vos meilleurs cas d'usage et de cadrer une première action concrète.
