Agent IA d'accueil mairie : un chatbot citoyen 24/7 pour désengorger vos services

Dans une commune de 5 000 à 30 000 habitants, l'accueil croule sous les demandes répétitives (horaires, carte d'identité, acte de naissance, prochain marché). Charge invisible dans les rapports, massive au quotidien, trois conséquences :

Saturation du standard

Aux heures de pointe (lundi matin, fin de mois, rentrée), avec des appels non aboutis qui se reportent en visites physiques le lendemain.

Files d'attente à l'accueil

Qui empêchent de traiter sereinement les démarches complexes (passeports, urbanisme, social).

Insatisfaction citoyenne

Hors heures ouvrées, ou quand il faut trois appels pour une réponse simple.

Ce temps passé sur des demandes indifférenciées est un coût caché, chiffré lors du diagnostic.

À partir de vos contenus officiels (site de la mairie, bulletins municipaux, délibérations publiques, FAQ interne, fiches métier), nous construisons une base de connaissances structurée que l'agent interroge pour répondre aux citoyens en langage naturel.

Architecture courte

Base documentaire RAG

Retrieval-augmented generation, constituée à partir de vos sources officielles validées par la mairie.

Modèle de langage Mistral hébergé en France

Mistral Large ou Mistral Small selon le volume, pas de routage vers des modèles américains.

Couche de garde-fous

Elle contraint l'agent à ne répondre que sur le périmètre municipal et à renvoyer vers un agent humain quand la demande sort du cadre.

Interface web embarquée

Sur le site de la mairie, ou widget intégré dans une page dédiée.

Tableau de bord de supervision

Pour suivre les conversations, les questions sans réponse et les sujets à enrichir.

Exemples concrets de réponses traitées

Périmètre exclu de la première brique

Quatre étapes structurées, de la première rencontre à la mise en production.

1. 01

   Diagnostic

   1 à 2 semaines

   Audit des sources documentaires, cartographie des questions les plus fréquentes (registre des appels et observations terrain), repérage des contenus à fiabiliser.

   Livrable : matrice des cas d'usage prioritaires.
2. 02

   Cadrage

   1 semaine

   Périmètre fonctionnel, règles de garde-fou, ton conversationnel, modalités de renvoi vers l'humain. Validation par le DGS et l'élu référent.

   Livrable : note de cadrage signée.
3. 03

   Build

   4 à 6 semaines

   Construction de la base RAG, paramétrage du modèle, tableau de bord, tests internes avec les agents d'accueil, ajustement du ton et des garde-fous.

   Livrable : agent fonctionnel en pré-production.
4. 04

   Formation et mise en production

   1 semaine

   Formation des agents à la supervision (lecture des conversations, repérage des questions à enrichir), mise en ligne progressive, communication aux administrés.

   Livrable : agent en production, support 30 jours.

Voir notre méthode complète

Les gains se constatent sur trois axes, dont les valeurs précises dépendent du périmètre du projet et du volume de demandes traitées.

Volume de demandes répétitives détourné

Selon la configuration, une part substantielle des demandes de premier niveau (horaires, modalités, contacts, événements) peut être traitée par l'agent sans intervention humaine.

Disponibilité étendue

L'agent répond en dehors des heures d'ouverture, ce qui réduit les visites physiques le lendemain pour des demandes qui auraient pu être traitées la veille.

Charge mentale des agents

Les agents d'accueil retrouvent du temps pour les démarches complexes et le contact humain à valeur ajoutée, ce qui améliore la qualité du service rendu sur les sujets exigeants.

Nous ne communiquons pas de pourcentages standardisés : chaque commune a son volume et son organisation propres. Le diagnostic produit une estimation chiffrée adaptée à votre situation.

L'agent IA d'accueil mairie est conçu dès l'origine pour respecter le cadre réglementaire applicable aux collectivités.

Voir notre page Sécurité et souveraineté

L'agent peut se brancher aux outils déjà en place, dans le respect des licences et de la sécurité de chaque éditeur :

Logiciels métier publics

Berger-Levrault, JVS-Mairistem, Magnus, Cosoluce, Civitas : sources structurées (calendrier des conseils, horaires, contacts). Mentions sectorielles, sans partenariat.

Sites institutionnels

Service-Public.fr, ANTS (téléservices d'identité), France Connect (authentification, hors périmètre première brique).

Outils internes

Annuaire mairie, agendas Outlook/Google Workspace, réservation de salles, événements municipaux.

Communication multi-canal

Site de la mairie, page dédiée, et à terme d'autres canaux (contact, appli municipale).

Chaque intégration fait l'objet d'une étude technique et d'un accord éditeur quand nécessaire.