Analyse IA des délibérations : synthèses lisibles et décisions mieux structurées
Les séances du conseil produisent souvent des comptes-rendus longs et difficiles à exploiter. COHIVIA conçoit un agent IA qui transforme le procès-verbal brut en synthèse claire, extrait les décisions et facilite la restitution conforme.
Pour les mairies et EPCI qui délibèrent mensuellement, un copilote IA qui transforme un enregistrement de séance ou un projet de PV en livrables exploitables : compte-rendu officiel, synthèse administrés, fiche par décision, base interrogeable.
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Conformité CGCT
Publicité des délibérations, accès à l'information.
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Multi-livrables
PV officiel, synthèse courte, extraction décision-par-décision.
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Transparence administrés
Restitution facilitée (site mairie, panneau d'affichage dématérialisé).
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Souveraineté France
Mistral, OVHcloud, hébergement national.
Le problème métier
Les décisions du conseil municipal ou communautaire doivent être enregistrées au registre, transmises au contrôle de légalité quand requis et publiées selon le CGCT (articles L. 2121-25 et suivants pour les communes, équivalents pour les EPCI). Le service administratif fait face à :
- Transcription : un conseil de deux heures représente plusieurs heures de retranscription manuelle sous délai serré.
- Double cible de restitution : compte-rendu officiel exhaustif d'un côté, synthèse lisible pour les administrés de l'autre.
- Extraction des décisions : suivi interne (qui exécute quoi, quand), transmission aux services, historique.
- Publicité dématérialisée : depuis la loi de 2019 sur l'engagement et la proximité, les communes de plus de 3 500 habitants publient leurs actes en ligne.
Une charge concentrée sur une personne
Sans chargé de communication dédié, ces tâches s'empilent sur le secrétaire de mairie ou le DGS.
La solution IA COHIVIA
Notre assistant IA prend en entrée un audio de séance, un projet de PV brut, ou les deux, et produit plusieurs livrables contrôlés humainement avant publication :
Architecture et livrables
Procès-verbal officiel
Au modèle de la collectivité (ordre du jour, votes, mentions obligatoires).
Compte-rendu sommaire
Pour l'affichage et le site internet (synthèse par délibération, vote, motivations).
Fiche-décision
Par délibération : objet, contexte, dispositif voté, exécution, suivi.
Index thématique
Pour retrouver sur l'année les délibérations par sujet (urbanisme, voirie, finances, social).
Stack souveraine
Modèles Mistral pour la synthèse écrite, transcription audio (Whisper open-source ou équivalent), le tout hébergé en France, aucune remontée des flux hors UE.
Exemples de demandes traitées
Cas type
Une intercommunalité tient un conseil communautaire mensuel de plusieurs dizaines de délibérations. Le service assemblée enregistre la séance ; l'assistant produit un PV brut nettement plus vite qu'en manuel. Le service relit, corrige ce que l'IA n'a pas capté (hors micro, votes informels), valide : le PV part au contrôle de légalité, la synthèse au site EPCI. Délais et volumes exacts dépendent de la fréquence et de l'organisation, chiffrés au diagnostic.
Cas type de déploiement
Notre méthode déclinée pour ce cas :
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Diagnostic
1 à 2 semainesAudit des séances type, livrables attendus, contraintes de délais (contrôle de légalité, publication, registre), temps actuel du cycle PV.
Livrable : matrice des cas d'usage et temps de référence. - 02
Cadrage juridique et technique
Validation par le DPO (délibérations parfois nominatives), périmètre de relecture humaine, intégration aux outils.
Livrable : note de cadrage. - 03
Build et intégration
Déploiement, intégration possible aux outils métier (Berger-Levrault, JVS-Mairistem, Cosoluce, Civitas), tests sur séances pilotes.
Livrable : assistant en pré-production. - 04
Formation et transfert
Service assemblée, secrétaire général, élus, support 30 jours inclus. La démarche Qualiopi est en cours de constitution chez COHIVIA : à l'obtention de la certification, les formations pourront ouvrir une prise en charge selon les dispositifs applicables (OPCO, CPF, CNFPT) ; d'ici là, elles sont facturées hors prise en charge.
Livrable : prise en main autonome.
ROI et gains mesurables
Selon la fréquence des séances et la taille de l'instance :
Délai PV réduit
Comptes-rendus disponibles en quelques heures plutôt qu'en jours.
Cohérence éditoriale et fins de mandat désengorgées
Tous les PV gardent la même structure, quel que soit l'agent. L'index décisions rétroactif sur 6 ans n'est plus une corvée.
Meilleure restitution aux administrés
La synthèse courte du site mairie devient un vrai livrable.
Nous ne communiquons pas de chiffre universel : les gains réels dépendent de votre volumétrie et de votre organisation, chiffrés au diagnostic.
Conformité et souveraineté
Un compte-rendu de conseil municipal est un document administratif communicable. Sa production par IA respecte :
RGPD
Certaines délibérations contiennent des éléments nominatifs (nomination d'agents, décisions individuelles, logements sociaux). Assistant en environnement maîtrisé, sans transmission à un tiers extra-européen. DPA signés, registre à jour, support du DPO.
Doctrine Cloud au Centre
Hébergement France obligatoire, architecture compatible avec la circulaire DINUM du 5 juillet 2021.
Secret professionnel
Pour les huis clos prévus par le CGCT (affaires individuelles, sécurité), flux audio et transcriptions cloisonnés, périmètre arbitré au cadrage.
CGCT et publicité des délibérations
La chaîne IA ne modifie pas le régime juridique. Le PV reste un acte du service de l'assemblée, validé et signé par le secrétaire de séance. L'IA accélère sans se substituer à la responsabilité administrative.
La qualification SecNumCloud est portée par les hébergeurs d'infrastructure : COHIVIA n'est pas elle-même qualifiée SecNumCloud. Sur le règlement européen sur l'IA (AI Act), nous suivons activement l'évolution du texte.
Intégrations possibles
Selon votre stack en place :
Logiciels métier d'assemblée
Berger-Levrault (i-Delibre), JVS-Mairistem, Cosoluce, Civitas, pour le rattachement des PV.
Captation audio et visioconférence
Sur les fichiers audio exportés (pas de partenariat exclusif avec un éditeur).
Site internet de la collectivité
Export structuré (HTML, PDF accessible, JSON) vers le portail administrés.
Signature électronique
Type i-Parapheur : circuit secrétaire de séance / maire ou président.
Plateformes Open Data
data.gouv.fr et portails régionaux : export réutilisable.
Périmètre arbitré au cadrage technique.
Questions fréquentes
L'IA peut-elle assister à huis clos ?
Oui, sous réserve d'un cadrage technique adapté.
- Flux audio et transcriptions isolés, sur infrastructure souveraine, avec règles de purge spécifiques
- Le DPO de la collectivité valide le périmètre
Quel format d'enregistrement audio est accepté ?
La majorité des formats standards (MP3, WAV, M4A, OGG).
- Le diagnostic identifie le format de votre matériel et vérifie la compatibilité
- Limite connue : les enregistrements de mauvaise qualité (micros éloignés, bruit de fond) dégradent la sortie
Le compte-rendu produit par IA a-t-il valeur officielle ?
Combien de temps après la séance le PV est-il disponible ?
Comment garantissez-vous l'absence d'hallucination IA sur des éléments factuels (votes, noms, montants) ?
Trois niveaux, la couche IA restant un copilote, pas un greffier autonome.
- Transcription fidèle au signal sonore, sans réécriture ; structuration calée sur l'ordre du jour officiel importé en amont
- Relecture humaine obligatoire avant signature
Parlons de votre projet de synthèse de conseil
Premier rendez-vous gratuit, en visio : nous cernons votre rythme de séances, votre stack et vos contraintes, et vous repartez avec une recommandation, diagnostic complet, mission ciblée, ou orientation vers un autre acteur si nous ne sommes pas le bon choix.
Pour aller plus loin sur les cas d'usage IA dans les services administratifs des collectivités, consultez nos pages dédiées.
