Cas d'usage · Secteur public

Analyse IA des délibérations : synthèses lisibles et décisions mieux structurées

Les séances du conseil produisent souvent des comptes-rendus longs et difficiles à exploiter. COHIVIA conçoit un agent IA qui transforme le procès-verbal brut en synthèse claire, extrait les décisions à vérifier par le service avant toute diffusion.

Réserver un appel gratuit

30 minutes par téléphone avec Mickaël, sans engagement.

Pour les mairies et EPCI qui délibèrent mensuellement, un copilote IA qui transforme un enregistrement de séance ou un projet de PV en livrables exploitables : projet de PV à valider, synthèse administrés, fiche par décision, base interrogeable.

Validation humaine

Le service vérifie les sources et conserve la responsabilité de publication.
Multi-livrables

Projet de PV, synthèse courte, fiche par décision à relire.
Transparence administrés

Restitution facilitée (site mairie, panneau d'affichage dématérialisé).
Traitement à cadrer

Lieux de traitement, accès et conservation à définir avant déploiement.

Le problème métier

Le service prépare des documents distincts : projet de procès-verbal, liste des délibérations examinées et synthèse d’information. Le contenu et la publication restent sous sa responsabilité. Il fait face à :

Transcription : un conseil de deux heures représente plusieurs heures de retranscription manuelle sous délai serré.
Double cible de restitution : projet de procès-verbal d'un côté, synthèse lisible pour les administrés de l'autre.
Extraction des décisions : suivi interne (qui exécute quoi, quand), transmission aux services, historique.
Publicité des décisions : distinguer les documents et leurs modalités de publication, selon le cadre applicable à la collectivité.

Une charge concentrée sur une personne

Sans chargé de communication dédié, ces tâches s'empilent sur le secrétaire de mairie ou le DGS.

La solution IA COHIVIA

Notre assistant IA prend en entrée un audio de séance, un projet de PV brut, ou les deux, et produit plusieurs livrables contrôlés humainement avant publication :

Architecture et livrables

Projet de procès-verbal

Au modèle de la collectivité (ordre du jour, votes, mentions obligatoires).

Liste des délibérations à vérifier

Pour l'affichage et le site internet (synthèse par délibération, vote, motivations).

Fiche-décision

Par délibération : objet, contexte, dispositif voté, exécution, suivi.

Index thématique

Pour retrouver sur l'année les délibérations par sujet (urbanisme, voirie, finances, social).

Architecture à définir

Le modèle, la transcription, les lieux de traitement, les accès et la durée de conservation sont définis selon les données et les exigences de la collectivité. Un fournisseur cité ne vaut pas garantie pour tout déploiement.

Exemples fictifs de demandes

Réponses préparées pour illustrer le périmètre, sans appel à une IA en direct. Elles ne proviennent pas de séances réelles.

l'assistant délibérations — exemple interactif

Cliquez sur un cas pour voir l'assistant délibérations répondre.

Exemple fictif : une fiche de décision à relire

Source fictive : « Point 4 — Réfection de la rue des Tilleuls. Le conseil adopte la proposition : 18 voix pour, 3 abstentions. »

Synthèse proposée : travaux de voirie approuvés. Vote : 18 pour, 3 abstentions. Montant, calendrier et responsable : non précisés dans cet extrait, à vérifier.

Contrôle humain : rapprocher la fiche du document complet, vérifier le vote et les mentions nécessaires, corriger puis valider. Aucun montant ni délai ne doit être inventé. Cet exemple ne décrit pas un client ni un résultat mesuré.

Cas type de déploiement

Le premier appel est gratuit : 30 minutes par téléphone avec Mickaël, sans engagement, pour parler de votre besoin et de vos outils. Il ne comprend pas un audit complet. Si une analyse approfondie est nécessaire, elle est payante ou peut être incluse dans la suite du projet. Son périmètre et ses conditions sont précisés dans la proposition avant de commencer.

Notre méthode déclinée pour ce cas :

01

Étude après accord sur le devis

Audit des séances type, livrables attendus, contraintes de délais (contrôle de légalité, publication, registre), temps actuel du cycle PV.
Livrable : matrice des cas d'usage et temps de référence.
02

Cadrage juridique et technique

Validation par le DPO (délibérations parfois nominatives), périmètre de relecture humaine, intégration aux outils.
Livrable : note de cadrage.
03

Build et intégration

Déploiement, intégration possible aux outils métier (Berger-Levrault, JVS-Mairistem, Cosoluce, Civitas), tests sur séances pilotes.
Livrable : assistant en pré-production.
04

Formation et transfert

Formation des utilisateurs et modalités de support à définir dans le devis. Aucune prise en charge de formation n’est présumée.
Livrable : prise en main autonome.

Voir notre méthode complète

Les gains à mesurer sur un pilote

Ces indicateurs servent à évaluer un pilote. Ils ne constituent pas des résultats clients ni une promesse de gain :

Temps de préparation et de relecture

Comparer les heures passées par séance avant et pendant le pilote, sur des séances de volume comparable.

Corrections nécessaires

Compter les informations corrigées ou manquantes sur les projets de PV du pilote, avec la période et le nombre de séances.

Meilleure restitution aux administrés

La synthèse courte du site mairie devient un vrai livrable.

Nous ne communiquons pas de chiffre universel : les gains réels dépendent de votre volumétrie et de votre organisation. La méthode de mesure et la durée du pilote sont convenues avant son lancement.

Données, responsabilités et validation

Les exigences ci-dessous doivent être cadrées avec les responsables de la collectivité avant tout traitement :

RGPD

Les délibérations peuvent contenir des données personnelles. Finalités, accès, sous-traitants, transferts éventuels et conservation sont à examiner avec le DPO avant traitement.

Choix de l’hébergement

Les exigences d’hébergement s’étudient selon les données, les traitements et le cadre applicable à la collectivité. La liste des fournisseurs, les lieux de traitement et la conservation doivent être précisés avant engagement.

Secret professionnel

Pour les huis clos prévus par le CGCT (affaires individuelles, sécurité), flux audio et transcriptions cloisonnés, périmètre arbitré au cadrage.

CGCT et publicité des délibérations

L’IA prépare un brouillon et ne signe ni ne publie les actes. Le service assure les vérifications et les formalités applicables ; la synthèse destinée aux administrés ne remplace pas le PV.

Repères : article L. 2121-15 du CGCT et fiche DGCL sur le conseil municipal. Depuis juillet 2022, la liste des délibérations examinées remplace le compte rendu. Le régime applicable aux EPCI et les formalités propres à chaque acte restent à vérifier avec le service compétent.

Une qualification SecNumCloud porte sur une offre précise, pas sur tous les services d’un fournisseur. COHIVIA n’est pas qualifiée SecNumCloud. Les garanties applicables sont à vérifier pour l’architecture retenue.

Voir notre page Sécurité et conformité

Intégrations possibles

Selon votre stack en place :

Logiciels métier d'assemblée

Berger-Levrault (i-Delibre), JVS-Mairistem, Cosoluce, Civitas, pour le rattachement des PV.

Captation audio et visioconférence

Sur les fichiers audio exportés (pas de partenariat exclusif avec un éditeur).

Site internet de la collectivité

Export structuré (HTML, PDF accessible, JSON) vers le portail administrés.

Signature électronique

Type i-Parapheur : circuit secrétaire de séance / maire ou président.

Plateformes Open Data

data.gouv.fr et portails régionaux : export réutilisable.

Ces pistes ne sont pas des connecteurs disponibles par défaut. Chaque liaison dépend des droits, exports ou API de l’éditeur et d’une étude technique prévue au devis.

Questions fréquentes

L'IA peut-elle assister à huis clos ?

Ce besoin doit être étudié avec les responsables de la collectivité et le DPO avant tout traitement : autorisations, accès, prestataires et conservation. Aucun enregistrement confidentiel ne doit être transmis pendant le premier appel.

Quel format d'enregistrement audio est accepté ?

La majorité des formats standards (MP3, WAV, M4A, OGG). Le diagnostic identifie le format de votre matériel et vérifie la compatibilité. Limite connue : les enregistrements de mauvaise qualité (micros éloignés, bruit de fond) dégradent la sortie.

Le compte-rendu produit par IA a-t-il valeur officielle ?

Non. L’IA prépare un brouillon. Pour un conseil municipal, le PV est arrêté au commencement de la séance suivante et signé par le maire et le ou les secrétaires, selon l’article L. 2121-15 du CGCT. La synthèse ne remplace pas ces formalités.

Combien de temps après la séance le PV est-il disponible ?

Le délai dépend de la qualité des sources, du volume et de la relecture. Il se mesure sur un pilote, de la préparation jusqu’à la validation humaine. Aucun délai uniforme n’est promis.

Comment contrôler les erreurs sur les votes, noms et montants ?

L’IA peut se tromper. Le service compare chaque fait aux sources, vérifie les passages incertains et corrige le brouillon avant validation. Une information absente doit rester à vérifier, sans être déduite ni complétée automatiquement.

Parlons de votre projet de synthèse de conseil

30 minutes par téléphone avec Mickaël, gratuites et sans engagement. On échange sur vos séances, vos documents et vos contraintes. Si une analyse approfondie est nécessaire, elle est payante ou peut être incluse dans la suite du projet. Son périmètre et ses conditions sont précisés dans la proposition avant de commencer.

Réserver un appel gratuit Voir la page Diagnostic IA-commune